Pouvez-vous vous présenter ainsi que le bureau d'ingénieurs-géomètres Haller Wasser + partner SA ?

Je suis Gaëtan Martin, ingénieur géomètre breveté et directeur du bureau Haller Wasser + partner SA aux côtés de mes associés Christian Haller, Frédéric Wasser et Rafaël Haller. Je suis aussi responsable de la coordination avec AUBEP et du déploiement des outils en interne. Le bureau de géomètres est issu de la fusion il y a 6 ans de 2 bureaux historiques de Genève. Nous totalisons actuellement environ 45 collaborateurs. On balaie l’éventail complet de notre secteur d’activité de géomètres, tout en portant attention aux innovations et aux échanges multidisciplinaires.

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1. Avant AUBEP, comment se passait la gestion dans votre entreprise ?

‍Avant AUBEP, nous avions développé en interne notre propre logiciel de gestion, il y a 25 ans. Ça avait l’immense avantage de profiter d’un outil 100% compatible avec nos besoins, de permettre des évolutions immédiates dès que nécessaire, et de tout maîtriser puisque nous avions déjà les compétences informatiques et de développement en interne.

Nous gérions administrativement les dossiers productifs, le suivi des prestations, la planification des interventions et la saisie des heures.

Il fallait malgré tout reconnaître que nous n’étions pas des professionnels du développement ultra spécifique, donc nous avions un logiciel comptable séparé avec des re-saisies manuelles des factures, la gestion RH était embryonnaire, nos offres étaient rédigées et mises en page sur Excel à côté, et plusieurs processus de synchronisation semi-automatique de différentes données tournaient en parallèle.

Ce qui allait très bien à 10 collaborateurs dans les années 2000 arrivait à ses limites avec la fusion en 2019. En rajoutant à cela les évolutions informatiques et l’obsolescence des technologies utilisées, il fallait trouver une solution.

2. Qu’est-ce qui vous a convaincus de passer à un ERP, et pourquoi AUBEP en particulier ?

Pour trouver cette solution, nous avons échangé avec des confrères géomètres, des mandataires comme nous ingénieurs civils, géotechniciens, architectes, etc. pour connaitre leurs solutions. Nous avons évalué plusieurs possibilités, dont AUBEP qui nous a été conseillé par des amis vaudois.

L’ERP s’est très vite démarqué des autres :

·      Gestion tout intégrée de l’ensemble de la chaine administrative et productive : des premiers contacts clients à la facture finale en passant par l’offre, le dossier, l’exécution des prestations.

·      Une gestion comptable et RH mise au point par des professionnels.

·      Un modèle de données et des philosophies générales similaires à notre base existante.

·      Une gestion modulaire des outils, des droits d’accès et une évolutivité potentielle de la solution.

En somme, AUBEP reprenait l’existant de notre système antérieur, comblait ses lacunes avec des modules professionnels, et était ouvert à des adaptations pour coller totalement à nos besoins : c’était LA solution à nos problèmes.

3. Quels changements concrets avez-vous observés depuis la mise en place d’AUBEP ?

AUBEP est le cœur du bureau. Toutes les informations y sont centralisées et interconnectées. Aussi bien pour des recherches de l’historique interne d’un dossier que pour répondre à une demande d’un client au téléphone, c’est la mine d’informations de la vie du bureau.

Avec le planning des interventions de terrain qui vérifie que le collaborateur n’a pas posé congé ce jour-là, que l’appareil de mesure n’est pas en maintenance, et qui fait le lien par une interface synthétique avec les informations administratives, la fluidité du quotidien est assurée. Les couleurs, les tableaux, les graphiques permettent une visibilité optimale de l’information, qui nous fait gagner du temps à l’analyse et la compréhension des données, tout en minimisant le risque d’erreurs.

4. Y a-t-il un moment où vous vous êtes dit : OK, là, l’ERP a vraiment fait la différence ?

Un collaborateur appelle un matin : il est malade. N’importe lequel de ses collègues retrouve facilement sur le planning général quelle tâche lui était attribuée ce jour (bureau ou terrain), remonte dans le suivi de dossier pour connaitre d’où vient la demande, quelle en est l’urgence, qui d’autre est déjà intervenu sur le dossier, qui d’autre pourrait être disponible pour réaliser le travail, etc.

Un appel d’offres nous demande de justifier que nous respectons l’égalité salariale entre les femmes et les hommes. Une extraction du module RH en format Excel nous permet d’avoir les premières informations utiles, et avec quelques compléments sur les tâches de chacun, nous pouvons envoyer le fichier sur le site LOGIB de la Confédération pour obtenir l’analyse et l’attestation nécessaire.

Un client appelle pour des informations sur une parcelle ou une adresse, mais sans connaitre son interlocuteur au bureau ni le numéro de dossier interne : avec les recherches avancées dans la base de données, couplées à l’interface cartographique, on retrouve directement les dossiers dans le secteur, les devis qui avaient été faits, les interactions administratives liées et les personnes qui s’en sont occupées le cas échéant.

5. Comment vos équipes ont-elles vécu la transition vers AUBEP ?

Comme lors de tout changement, tout nouveau logiciel, une période d’adaptation et un accompagnement sont nécessaires pour intégrer AUBEP. La personne référente en interne doit s’investir pour faire le lien entre les équipes d’intégration d’AUBEP et les utilisateurs du quotidien.

Pour les équipes de production, la transition vers AUBEP s’est faite très facilement. Les modules utilisés sont limités, et les apports dans leur quotidien étaient certains (plannings, suivis de dossiers, saisies des heures, droit et solde de vacances, demandes de congés, etc.).

Pour les équipes administratives et de gestion, le pas a été plus important, puisque le changement a influé sur l’ensemble de leurs tâches quotidiennes : le client n’existe pas dans la base, comment le créer avec les bonnes informations ? L’offre n’est pas formellement validée par le client, mais le directeur qui le connait bien souhaite déjà commencer le travail et planifier l’exécution technique : comment faire ? Le client paie partiellement une facture en utilisant la référence d’un autre dossier : il faut que la banque et la compta soient d’aplomb ; etc. etc. de nombreux processus doivent être redéterminés pour que le quotidien roule à nouveau.

Mais après la période d’adaptation, quand le système tourne en vitesse de croisière, ça pulse !

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6. Quand vous avez une question ou un besoin, comment se passe la relation avec AUBEP aujourd’hui ?
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La relation avec AUBEP aujourd’hui se situe à 2 niveaux :

·      Si la documentation ne répond pas à des questions particulières sur l’utilisation d’un outil, l’enregistrement correct d’un cas particulier comptable ou RH par exemple, c’est le service desk qui reçoit notre demande. Après ouverture d’un ticket lié au cas, c’est le spécialiste du domaine chez AUBEP qui répond à notre demande si elle dépasse les compétences de la première ligne de contact.

·      Pour les adaptations des outils, évolutions du système, déploiements de nouveaux modules, etc., c’est le chef de notre projet AUBEP qui prend le relai, et qui coordonne avec le responsable interne nos besoins et les pistes de solutions potentielles.

Forts de notre ancien logiciel interne que nous maîtrisions à 100%, nous avions peur d’être un simple client d’un prestataire externe.

AUBEP est bien plus que ça : c’est un partenaire fiable et compétent pour l’implémentation d’un outil de qualité, au service de notre activité quotidienne.

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