2 min.

Gestion de projet: l'importance cruciale de la planification des agendas

Publié le
08/2024
Rédacteur
Gladys Meyer
Team Leader & Cheffe de projet
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L'Importance d'une planification avancée

Dans le domaine professionnel, la gestion de projet est une composante essentielle pour atteindre avec succès les objectifs fixés. Cependant, la simple définition d'objectifs et la mise en œuvre de tâches ne suffisent pas. Une planification minutieuse, notamment la gestion des agendas et rendez-vous basés sur les compétences des collaborateurs, joue un rôle clé dans la réalisation harmonieuse des projets.

Organisation et Structuration

La planification minutieuse des agendas permet d'organiser les différentes étapes du projet de manière cohérente et structurée. Chaque tâche et activité trouve sa place dans le calendrier, ce qui permet de réduire les risques d'oubli ou de confusion. La structuration claire facilite également la communication au sein de l'équipe, car tous les membres sont conscients des étapes à venir et des responsabilités de chacun. Nos différentes vues micro (calendrier type Outlook) et macro (GANTT) permettent de répondre aux besoins de toutes les parties prenantes, du planificateur à la personne qui doit réaliser la tâche.

Allocation Optimale des Ressources

Un suivi de projet efficace nécessite une allocation optimale des ressources, qu'il s'agisse de temps, de personnel ou de matériel. La planification se base sur la compétence et la disponibilité de chaque collaborateur. Cela permet d'assigner les tâches aux bonnes personnes, garantissant ainsi que les personnes et les ressources nécessaires sont disponibles aux moments cruciaux du projet, et contribue à maintenir un flux de travail continu et à éviter les retards coûteux.

Suivi de la Performance et Évaluation Continue

La planification des rendez-vous avec les différentes parties prenantes, ressources internes ou externes, permet d'estimer le temps en amont des différentes séances afin d'éviter les des débordements non maitrisés. Grâce à la saisie des heures liée directement à ce calendrier, les heures remontent en temps réel dans les projets afin de visualiser les budget de chaque tâche du projet en tout temps. Toutes les informations nécessaires sont disponibles pour un pilotage optimal des budgets et des équipes.

Communication Efficace

La communication joue un rôle central dans la gestion de projet. La planification des rendez-vous facilite la communication entre les parties prenantes en fournissant des points de référence temporels clairs. Les réunions prévues permettent de discuter des avancées, des problèmes éventuels et des décisions à prendre, favorisant ainsi une collaboration étroite et une résolution rapide des problèmes. Les outils existants au sein de l’ERP permettent de communiquer directement dans le système afin de ne jamais perdre l’information.

Conclusion

En conclusion, la planification minutieuse des agendas et rendez-vous est un pilier essentiel pour la gestion réussie d'un projet. Elle contribue à l'organisation, à la structure, à la communication, à la prévention des retards et à la surveillance continue de la performance. Les entreprises qui accordent une attention particulière à cette phase de planification récoltent les fruits d'une exécution fluide et réussie de leurs projets, améliorant ainsi leur efficacité opérationnelle et leur réputation professionnelle.


Et AUBEP dans tout ça ?

La combinaison de nos ADD-ON Planificateur de tâches projets, ainsi que l'application mobile AUBEP, vous permet de planifier vos rendez-vous en fonction la disponibilité de vos ressources, ainsi que de leurs compétences. Surtout, cette planification permet d’améliorer le pilotage des projets grâce à une gestion des budgets et des heures très précises.

Pour faciliter la saisie des heures, les collaborateurs pourront confirmer les temps effectifs des séances afin que ces dernières remontent directement sur les projets. Consultable et disponible grâce à notre app mobile, les saisies des heures pourront être effectuées directement depuis le téléphone.

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